佛山市破产管理人协会文件、印章管理规定

第一条 行政公文

(一)凡以协会名义发文,必须经协会秘书长、分管副会长审查,会长统一签发,方可由秘书处打印。底稿及打印备份由办公室存档。

(二)外来公文由秘书负责接收、整理、分发给秘书长签发,根据秘书长批示及时送有关会长和部门承办。

第二条 印章管理

(一)本制度中所指的印章包括但不限于:(1)协会公章;(2)财务印章;(3)合同专用章;(4)法定代表人私章。

(二)法定代表人私章由法定代表人自行保管。其他印章必须放在协会设置的专门保险箱里,保险箱的钥匙由会计负责人保管。印章只能限于履行职责时使用。

(三)各部门在对外使用印章时,坚持用章由秘书长签批的制度,不允许未经批准擅自使用公章,要坚持用章登记制度。本会须建立专门的用印登记表,对所用印章作详细记录。做好用印记录,注明用印事由、数量、申请人、批准人用印时间等。严格禁止在白纸上盖空头印章。否则,造成工作失误或经济损失的,要追究直接当事人的责任。

(四)印章原则上不得随身携带外出,如遇特殊情况需要异地用印时,须经会计负责人批准,由一名行政工作人员携同监督用印,用毕后及时交还。

(五)印章的移交必须办理移交手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

(六)协会对外出具的文件须由会长签发后方可出具。

(七)协会如因更换印章或停止使用时,应将原印章缴回封存或销毁。

第三条 文件、证件借阅

(一)各种文件资料,由秘书处保管,凡需借阅文件的需办理借阅登记。

(二)各种证件由秘书处指定专人保管,各部门借出需办理借出手续。

(三)查看文件不允许随意拆散、抽换、更改,阅读完毕后立即归还秘书处。

(四)凡借阅文件、业务资料者须按规定在秘书处阅读,不允许借给行业外人员阅读,更不允许泄密和随意公开协会机密。

(五)凡借阅文件资料、证件,必须于当日归还秘书处,如遇特殊情况不能归还,应提前向秘书长报告。如不按规定执行,所造成的一切后果由当事人负责。